10 вопросов, которые нужно задать при выборе места проведения конференции

Целью аренды конференц-зала может быть самой разной. Наиболее распространенная – аренда оборудованного помещения для презентации или конференции крупной компании. Также в подобных залах проводятся тренинги, деловые переговоры и встречи, заседания.

Когда вы заняты поиском места проведения конференции, которое отвечает всем вашим критериям, легко быть пойманным на мелочах и упустить из виду что-то критическое для успеха вашей встречи. Особенно, если это новая конференция для вашей компании или вы не совсем знакомы с выбором места проведения, важно продвигаться вперед с разработанным планом. Обратите внимание на конференц зал в отелях Киева.

Прежде чем поговорить с менеджером по продажам, вам необходимо составить список ваших требований. Это гарантирует, что вы будете задавать правильные вопросы при посещении объекта (плюс вы сможете более эффективно сравнивать объекты).

Ниже приведены 10 ключевых вопросов, с которых можно начать:

  1. Свободно ли место на выбранные вами даты?

Если да, может ли место встречи предоставить вам комнаты, аудио-видео оборудование и все остальное, что вам нужно в эти дни?

  1. Доступно ли место встречи из аэропорта, автомагистралей или общественного транспорта?

Подумайте, как ваши посетители поедут на конференцию. Если большинство из них прибывают из аэропорта, спросите, предлагает ли место трансфер. Вы также должны узнать, достаточно ли места для парковки.

  1. Предлагает ли место проживание?

Если многие из ваших посетителей находятся за пределами города, вы можете провести конференцию в отеле или в месте, которое находится в нескольких минутах ходьбы от нескольких отелей и ресторанов.

  1. Какую атмосферу предлагает место?

В то время как вы можете сэкономить деньги на устаревшем месте, ваши посетители могут жаловаться на «ощущения» конференции.

  1. Достаточно ли большое место для вашего мероприятия?

Участники должны иметь удобные сидения во всех сессиях и место для отдыха между сессиями.

  1. Предлагает ли место подходящие условия?

Вам может понадобиться театр, бальный зал, конференц-залы для секционных заседаний и место для выставок. Вы также можете быть заинтересованы в ресторанах, лаунджах и открытых площадках.

  1. Соответствует ли место вашим техническим и деловым потребностям?

Может ли предприятие предоставить AV-оборудование, компьютеры и беспроводной Интернет? В некоторых местах есть бизнес-центры с факсом, печатью и почтовыми услугами, поэтому посетители могут вести дела, находясь вне офиса.

  1. Помогает ли место проведения мероприятий?

Если да, могут ли поставщики питания предоставить веганскую, диабетическую и другие диетические варианты?

  1. Предоставляет ли место какие-либо халявы?

Такие мелочи, как бесплатные канцелярские товары, трансфер до аэропорта или доставка напитков, могут принести большую экономию и предоставить вашим посетителям лучший опыт.

  1. Сколько стоит место?

Место проведения должно соответствовать бюджету и предлагать стимулы для развития вашего бизнеса. Вам также следует знать об ответственности, условиях оплаты и мелком шрифте.